Как да работим 4 вместо 5 дни седмично или как да бъдем по-ефективни, при това бюджетът ни да бъде винаги в отлично състояние
Има някой естествени правила на работа, които освобождават време и правят производителността ни значително по-висока. Тези правила не са сложни или трудни, но понякога чувстваме странна невъзможност да ги наложим и да ги следваме.
Ако спазваме няколко малки правила стриктно, уверявам ви че ще имате цял един ден за почивка в повече. Е, разбира се, ако не сте в армията на наемните работници и служители, които се „трудят“ от 8 до 5, с един час почивка на обяд. 🙂
Мисията да си освободим цял ден без работата ни да страда е напълно осъществима. Ето как:
-
Планирайте петък като свободен ден
Да, гледайте на него като на ден без срещи, работни събития, събрания, процеси, като това го планирате предварително- т.е. отбележете петъка като почивен ден, така както са събота и неделя в календара ви. Вместо това планирайте за петък разходки, спорт, шопинг, приятелски излизания, пътувания, дори някакви частни административни въпроси, които да решите в работен за институциите ден. Това трябва да стане един от вашите приоритети. Идеята е „В петък не работя“ и просто я следвайте, така както следвате това в събота или в неделя. Знам, че отначало ще ви се стори невъзможно, петък като работен ден е свръх натоварен, невъзможно луд и повечето задачи са именно тогава, но то е защото планирането през останалите дни не е следвало настоящите правила. Никой не работи ефективно повече от 24-30 часа седмично, никой. Просто тези часове трябва да ги разпределите в 4 работни дни максимум по 8 часа.
Не, не винаги имаме пълен контрол над календара си, знам. Все пак може да се предвиди от сезона, времето и други фактори още в началото каква седмица се очертава. Ако мислите, че имате твърде много ангажименти и не достатъчно време, за да се справите в действителност, ще трябва да прецените своите задачи по важност и спешност. Затова… -
Фокусирайте се върху приоритетите си
Защото в началото на седмицата, докато планираме календара със задачите си ние се концентрираме върху спешните, а не върху важните! Спешни и важни задачи са две различни категории. Понякога критичните ситуации отнемат цялото ни време за работа и ние продължаваме с приоритетните си задачи едва след като сме изгасили няколко пожара – напълно изтощени и изчерпани. Стивън Р. Кови, успешен бизнесмен и автор, казва: „Повечето от нас работят твърде много време върху това, което е спешно и не достатъчно време върху това, което е важно.“
Ако искате да си тръгвате от работа в четвъртък, трябва да познавате стойността на ефективното приоритизиране и да използвате матрицата за управление на времето, разработени от Кови, за да може да си връщате фокуса върху нещата, които са от решаващо значение, а не тези, които да изискват вашето време. Ако искате в петък да сте на плажа, налага се постоянно да оценявате наистина важните дейности, които носят стойност на труда ви и да сте сигурни, че канализирате енергията си в правилните неща. Премислете дали постоянните обсъждания, събрания, разговори не изяждат много от ценното ви време. -
Овладейте отвличането на вниманието от работата.
Това е ключовият съвет тук. Трябва да развиете своя система, за да постигнете ефекта, който ви е необходим. Разбира се, няма как да се случи веднага и напълно. Добре би било да имате за своя неизменна цел минимум отвличане на вниманието, винаги когато и колкото е възможно. Ако не можете да се съсредоточите на бюрото си в офиса заради шума и телефонните разговори, които се случват около вас, опитайте се да намерите тихо място (или да ползвате шумоизолиращи слушалки), така че да останете максимално съсредоточени върху това което работите.
Другите неща, който ви държат в шах по отношение на този проблем са имейли, социалните мрежи и разговори по месинджърите. Така че затворете браузера си и не мислете за примамливата песен на пощенската си кутия. Изключете звука на телефона си – смело и настоятелно отхвърляйте телефонните разговори, освен разбира се, ако не очаквате важни такива. Наложете си да четете мейлите си в определено време. Примерно три или четири пъти на ден по 10 минути, но нито миг повече. Ако имате важни писма- отделете ги по важност в отделна папка и отговаряйте на тях също в строго определеното предварително време. По този начин, няма да се чувствате непрекъснато изкушен да следите промените в пощенската си кутия. Така ще овладеете и разговорите по телефона- ще имате час, в който да отвърнете на обажданията и да реагирате на задачите, дошли от тях- отново с оценка на важността им. -
Откажете перфекционизма и съвършенството.
Трудно е да го направите обаче, когато приемате бързата работа за калпава работа. Бързата работа често е ефективна и вие трябва да търсите преките пътища, за да може да свършите задачите си. Бързо и напряко не означава некачествено. Примерно: имайте хубави шаблони за отговори на писма и ги ползвайте вместо всеки път да ги пишете отново и отново. Отбележете кои задачи можете да автоматизирате напълно и да се извършват в извънработно време от компютъра или от други сътрудници. Имайте активни часове за най- важните ви задачи и определени гъвкави часове за по-рутинните дейности. На тях може да отделяте все по-малко внимание, като използвате натрупаните знания и умения за извършване на бързи действия по ежедневни задачи.
Повече часове работа не означават по-качествена и по-добра работа. Означават повече умора и по-малко ефективност. Планирайте кратък, но качествен отдих между задачите си, не прекалявайте с обилните и протяжни обеди, давайте си малки почивки, които не удължавате изкуствено за по още една цигара или едно кафе. Разкарайте нахалниците и натрапниците, които се мотат и ви отнемат време, защото те нямат своя работа. Не си позволявайте да се отвличате с неща, които знаете че няма да надвиете – 
примерно интересна статия за футбола, куполните къщи или наградите Грами по време на работа. Направете обстановката си за работа много приятна за вас , но делова и стегната. Дръжте нещата си на една ръка, подредени в ред, който ви е понятен, за да не губите време в търсене на нещо. Сгъстете срещите си, като намалите времето за празни приказки „как си и какво ще правиш после“. Определете на приятелите си часове за разговори с вас извън времето ви за работа, а най-добре в свободния ви петък. НЕ ГУБЕТЕ ФОКУСА ОТ ЗАДАЧИТЕ СИ.
И накрая, ако все пак сте на работа в петък, следвайте тези правила и в този ден може да се отдадете на истинска, голяма, грандиозна задача, за която все нямате време през седмицата.
И тогава вашия уикенд ще започва в четвъртък.
Приятен уикенд!
